Chega de passar o dia "apagando incêndio"! Dicas para melhorar a gestão operacional da sua empresa de energia solar

Fala Galera! 

Você já começou o seu dia com uma lista de coisas a fazer e terminou sem ter resolvido nada? Ou, não consegue terminar por completo nenhuma atividade, pois está sempre resolvendo problemas emergenciais?

Meu nome é Rafael Marques, sou engenheiro e já passei por tudo isso. Esse post é pra você que quer amplificar sua produtividade no dia a dia, parar de apagar incêndio e realizar apenas as atividades que vão alavancar a sua empresa de energia solar.

Essas são apenas algumas situações que podem indicar que você está apenas apagando incêndio no seu dia a dia. Se você se identificou com alguma delas, fica comigo que irei te dar algumas dicas para sair deste ciclo e fazer o que realmente é importante para o seu negócio. 

Não se trata de um conteúdo que ensinará você a nunca mais ter problemas, eles nos acompanharão para sempre. Nos resta entender se é um problema recorrente e como podemos fazer para mitigar ou até eliminar a possibilidade de ocorrer novamente. 

Durante sua jornada irão aparecer diversas atividades e a sua maneira de realizá-las irá ditar o futuro do seu negócio. Gerenciar tudo que você faz na sua rotina é muito importante para alocar suas forças naquilo que irá trazer resultado para sua empresa. 

Se você não tiver essa consciência, irá fazer o seu trabalho e o de outras pessoas também, te sobrecarregando e impedindo de ir além. 

Fazer atividades em grande quantidade nem sempre significa que seu trabalho está sendo efetivo, fazer as atividades corretas, sim. 

Eu me sentia muito incomodado por fazer inúmeras tarefas ao longo do dia e não ver resultados efetivos no que realmente importava. Os mesmos problemas continuavam chegando e isso me desmotivou, pois parecia que meu trabalho não gerava bons resultados. E o meu foco sempre foi em resultados, desde a escola, graduação, etc e estar nessas condições me fazia mal. Eu precisava ter controle do que estava fazendo e para isso era necessário entender em que ponto eu estava para traçar um plano de melhoria. 

Então se você já sentiu o mesmo incômodo por não aproveitar todo seu potencial, vou apresentar algumas maneiras de identificar e sair desse ciclo.

Após me sentir desmotivado por ter a sensação de só apagar fogo e não gerar bons resultados, conversei com uma colega de trabalho que considero uma mentora,  expliquei sobre como isso estava afetando meu dia a dia, estava num ponto que pensei até em mudar de carreira, pois estava duvidando que conseguiria vencer e trazer resultados efetivos. 

Essa primeira dica foi uma recomendação desta pessoa e me ajudou bastante a entender o por que eu não estava conseguindo enxergar mudanças. Pode parecer bastante óbvio fazer isso, mas o básico sempre funciona. 

1. O primeiro passo é mapear todas as atividades que você faz no dia a dia, anote todas elas, sem exceção, da mais básica até a mais complexa. Tente fazer isso por pelo menos 1 semana. 

Após fazer isso, classifique cada atividade entre o grau de frequência, entre diário, semanal, quinzenal, etc. Escreva também se é algo que depende de você ou poderia delegar para outra pessoa.

O principal objetivo é que você entenda suas demandas diárias e saiba diferenciar. Se você estiver numa posição gerencial, delegue ao máximo as atividades rotineiras para que foque no que realmente impactará seu negócio.

Lembre-se delegar é diferente de delargar, é necessário acompanhar.

Por exemplo: Você finalizou uma obra e precisou solicitar a vistoria junto à concessionária, você deverá se perguntar, "qual a frequência desta atividade?" Diária, pontual, semanal? Alguém pode assumir essa atividade? Quem? Pode anotar num papel quanto fazer uma planilha no Excel. Se você puder delegar para alguém, ótimo.

Pode surgir uma dúvida de como saber o que é importante para o suas atividades diárias. O livro Gestão de alta performance de Andrew Grove, traz uma metodologia de como de identificar as chamadas "atividades de alta alavancagem", o input e output do seu trabalho, se você se interessar, comenta aqui embaixo que eu faço um conteúdo com as principais diretrizes para identificar o que mais gera resultado para sua empresa de energia solar. 

Outra ferramenta que te ajudará a entender o grau de importância das atividades diárias é a Matriz de Eisenhower; Com base no desenho iremos classificar as tarefas em grau de importância e urgência. E dependendo do quadrante que essa atividade se localizar. 

Matriz de Eisenhower

Você sabe a diferença entre atividade importante e urgente? As tarefas urgentes demandam a sua atenção imediata. Quando algo é urgente, deve ser feito de imediato, e há consequências claras se não for realizado dentro de determinado prazo. Estas são tarefas que não se pode evitar, e, por quanto mais tempo forem adiadas, mais pressão provavelmente sentirá, o que pode levar ao esgotamento psicológico.

Exemplos de tarefas urgentes: Um inversor que parou de funcionar no cliente e você precisa ir verificar e dar segmento aos próximos passos de troca ou substituição, a cada dia que passa e você não resolve o cliente ficará sem gerar energia.

As tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo. O fato de serem menos urgentes, porém, não significa que elas sejam desprovidas de importância. Você precisará planejar-se cuidadosamente para elas, a fim de que possa utilizar os seus próprios recursos de forma eficiente. 

Por exemplo: Estabelecer uma melhoria na produtividade da equipe durante a instalação. 

Quando souber distinguir entre as tarefas urgentes e importantes, você poderá começar a separar as suas tarefas em função dos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower.

2) Organize e entenda a ordem dos acontecimentos nos projetos. Defina os responsáveis por cada etapa e o respectivo prazo para dar segmento. 

Sua equipe ou empresa deve funcionar como uma orquestra: são vários os instrumentos, com andamentos diferentes, mas que tem como objetivo comum a música construída ao final. Já imaginou se os inúmeros músicos chegassem para tocar sem saber qual seria a música? 

Seria basicamente um total improviso, se os músicos forem mais experientes pode ser que ao final o resultado seja bom, entretanto nem sempre isso é possível. 

Como saberão que a música acabou? Ou se precisam acelerar o andamento? O Maestro faz esse papel e dependendo do nível que você está na empresa ou espera chegar, precisa estar atento a todos os instrumentos e ditar o ritmo. 

Trazendo para os processos da sua empresa de energia solar, você basicamente precisa conhecer tudo que acontece após o fechamento do contrato, devidos prazos e responsáveis por cada item. Capacitar todos os envolvidos para que não seja necessário o improviso. O improviso pode acontecer, mas saiba que se for realmente necessário utilize a soft skill chamada “sagacidade” ou conhecida como street intelligence.

Tão importante quanto criar os processos, é necessário que se transforme tudo em um documento e que fique de fácil acesso para todos consultarem até que se torne parte da rotina. Imprima em A0 e cole na sala, coloque no fundo de tela do computador ou tudo que possa ser de fácil acesso.

Por exemplo: Após o contrato qual será a próxima atividade? Vistoria técnica, quem será responsável por fazer essa atividade e o prazo? Após a vistoria, qual próxima atividade? Submissão do projeto na concessionária, que será o responsável por essa atividade e o prazo? e assim sucessivamente até a entrega final.

3) Aprenda a dizer “não”. Você já mapeou suas atividades, entendeu o processo por completo e definiu os responsáveis. Tudo aquilo que surgir no seu dia a dia que for além do que já estabeleceu, saiba ponderar para que consiga focar no que realmente é importante. 

Ao estabelecer limites claros, a equipe pode evitar a sobrecarga de tarefas e concentrar-se nas prioridades estratégicas. Essa abordagem não só reduz o risco de exaustão da equipe, mas também promove uma cultura organizacional mais centrada em objetivos, onde cada "sim" é uma escolha consciente em direção aos resultados desejados.

Na gestão de qualquer empresa com desafios operacionais, a habilidade de dizer "não" emerge como uma ferramenta estratégica para a resolução eficaz dos problemas essenciais. Diante de uma série de demandas e obstáculos diários, a capacidade de discernir entre o crucial e o secundário torna-se muito importante. Dizer "não" permite que a equipe concentre seus esforços, tempo e recursos nas questões operacionais de maior relevância, promovendo uma abordagem mais focada e eficiente. Ao recusar compromissos que não contribuem diretamente para a solução dos problemas fundamentais, a empresa evita dispersar sua energia em direções menos produtivas, concentrando-se na implementação de soluções inovadoras, na otimização de processos e na melhoria da eficiência operacional. Essa abordagem não apenas simplifica a resolução de desafios, mas também contribui para a construção de uma base sólida para o crescimento sustentável da empresa.

Por exemplo: Sua equipe finalizou a instalação de uma usina e o próximo passo é solicitar a vistoria junto à concessionária. Imagina que você já estabeleceu anteriormente o responsável por essa ação, mas por algum motivo alguém da sua equipe pede que você faça essa solicitação. Mas você sabe que não é sua responsabilidade. Cabe a você mostrar o processo para que entendam até que vire rotina.

Não estou falando que você não pode ajudar um colega, o que você precisa exercitar é a habilidade de entender qual a ordem de prioridade das demandas diárias. E com o passar do tempo você conseguirá, de maneira automática, elencar o grau de importância. 

Hoje apresentei algumas dicas para melhorar o seu dia a dia. Estar sempre apagando incêndio traz uma péssima sensação de falta de produtividade. E além disso, a suas tarefas realizadas não serão o suficiente para trazer o resultado que importa. E com o tempo irá te desmotivar. Siga esses passos e me contem nos comentários qual está sendo o problema mais recorrente na sua rotina?

Acompanhe minhas redes sociais, estarei sempre trazendo conteúdos de gestão aplicados à sua empresa de Energia solar e que irá amplificar seus resultados.